Besonderheiten beim PDF Assistenten
Ein erzeugtes Dokument setzt sich aus Bausteinen zusammen, die eine Vorlage vorgibt — Header und Footer, Briefkopf, Angaben zum Ersteller, Einleitungs- und Abschlusstext. Diese Seite beschreibt, wo diese Bausteine auf dem Dokument sitzen und woher ihr Inhalt kommt.
Header und Footer
Auf jeder Seite des Dokumentes erscheinen eine Header- und eine Footer-Grafik (Abb. 1 & Abb. 2). Welche gedruckt wird, hängt davon ab, auf welcher Ebene eine Grafik hinterlegt ist — die des Mandanten ist dabei die unterste Stufe und greift, solange Händler und Vertriebsregion keine eigene Grafik führen. Hinterlegt werden die Grafiken im Backend (PIA).
Header (beispielsweise das Logo des Mandanten):
Footer (beispielsweise Angaben zum Mandanten):
Die Rangfolge der Ebenen beschreibt Anzeige von Header und Footer im Einzelnen.
Seitenzahl
Die Seitenzahl wird dem Dokument automatisch hinzugefügt und erscheint im Fußbereich rechts, unterhalb der Footer-Grafik (Abb. 3).
Briefkopf
Anschrift des Kunden
Entsteht ein Dokument aus einem Projekt, trägt der Briefkopf die Anschrift des Kunden aus diesem Projekt (Abb. 4).
Adresse vom Mandanten des Benutzers
Über dem Anschriftenfeld steht in einer schmalen Zeile die Adresse des Mandanten, dem das angemeldete Benutzerkonto angehört (Abb. 5). Sie bleibt der Mandant, auch wenn Header und Footer von einer höheren Ebene stammen — im Beispiel trägt die Header Grafik den Händler Hofgut Lindenbach, die Zeile den Mandanten Landpower GmbH.
Angaben zum Ersteller
Das Dokument nennt außerdem, wer es erstellt hat (Abb. 6).
Individuelle Einleitungs- und Abschlusstexte
Zu einem Projekt lässt sich im Backend (PIA) ein individueller Einleitungs- und Abschlusstext hinterlegen. Beide erscheinen auf dem Dokument: der Einleitungstext anstelle der Standardanrede direkt unter der Angebotsnummer, der Abschlusstext hinter der Zusammenfassung, vor dem Block mit Lieferadresse und Terminen (Abb. 7).
Darstellungsmöglichkeiten der PDF
In der SalesApp ist die Darstellung der PDF umschaltbar:
Doppelseitig: Das PDF wird doppelseitig angezeigt.
Fortlaufende Seiten: Die Seiten laufen beim Scrollen durch.
Einzelne Seiten: Es wird immer nur eine Seite angezeigt; beim Scrollen wird auf die nächste gewechselt.
Gut zu wissen
Header und Footer sind Wasserzeichen, kein Seiteninhalt — sie liegen auf dem für sie reservierten Rand und erscheinen deshalb auf jeder Seite gleich.
Die schmale Absenderzeile über dem Anschriftenfeld und die Header Grafik kommen aus verschiedenen Quellen. Dass beide unterschiedliche Firmen nennen, ist kein Fehler.
Welche Bausteine eine Vorlage überhaupt führt, wird im Backend (PIA) gepflegt, siehe Dokumente bearbeiten.
Die drei Darstellungsarten gibt es nur in der SalesApp. Die WebApp zeigt das Dokument gar nicht: Sie nennt am Ende des Assistenten Dateiname und Größe und bietet den Download an, siehe PDF Assistent - Konfiguration.