Projekt Workflow

Jedes Projekt durchläuft eine Folge von Statuseinträgen — vom erzeugten Projekt über das Angebot bis zum ausgelieferten Auftrag. Der Status beschreibt den Zustand des Projektes, die Aktion die Handlung, die ihn herbeiführt: Die Aktion „Angebot erstellen" führt zum Status „Angebot erzeugt".

Der Status lässt sich auf zwei Wegen setzen — im Tab Abwicklung der Basisdaten und über Aktion wählen im Funktionsmenü (Abb. 1).

Status im Tab Abwicklung setzen

Das Feld Auftragsstatus im Tab Abwicklung führt alle Statuseinträge auf, die das Projekt durchläuft, und zeigt damit den ganzen Ablauf auf einen Blick (Abb. 2). Ist die Bearbeitung freigegeben, lässt sich der Status hier direkt setzen.

Nicht jeder Eintrag dieser Liste ist wählbar: Status, in die ein Projekt nur automatisch wechselt, stehen zwar in der Übersicht, lassen sich aber nicht von Hand auswählen. Welche Felder der Tab sonst noch trägt, beschreibt Basisdaten.

Status über Aktion wählen setzen

Aktion wählen im Funktionsmenü führt ausschließlich die Statuseinträge, die sich von Hand setzen lassen (Abb. 3). Jeder davon ist an Bedingungen geknüpft: Sind die Bedingungen eines Status nicht erfüllt, ist der Eintrag grau hinterlegt und lässt sich nicht auswählen.

Im Beispiel steht das Projekt bereits auf „Angebot verloren"; die zugehörige Aktion „Angebot verloren geben" ist deshalb grau hinterlegt und mit einem Haken versehen.

Nach der Auswahl folgt eine Sicherheitsabfrage; erst deren Bestätigung setzt den neuen Status (Abb. 4).

Der Versuch, einen grau hinterlegten Eintrag zu wählen, führt zu einem Hinweis mit den Bedingungen, die noch offen sind (Abb. 5).

Automatische Statuswechsel

Nicht jeder Statuswechsel geht von der Anwendung aus. Im Backend (PIA) lässt sich an einem Status hinterlegen, dass Projekte nach Ablauf einer Frist von selbst dorthin wechseln — bezogen auf den letzten Statuswechsel oder auf das Gültigkeitsdatum des Angebots. Zwei typische Regeln:

Ein Projekt in „Angebot erzeugt" wandert nach einer festgelegten Anzahl von Tagen ohne Reaktion in einen Überfällig-Status. So bleibt kein Projekt unbemerkt in einem Status stehen, und der Workflow wird vollständig durchlaufen.

Ein Projekt in „Angebot an Kunden abgegeben" wechselt eine festgelegte Anzahl von Tagen vor Ablauf des Gültigkeitsdatums in einen Status, der auf das nahende Fristende hinweist.

Solche Überfällig-Status sind mit einem ToDo verbunden und erscheinen beim zuständigen Konto in den Projekt ToDos. Von Hand lassen sie sich nicht setzen — in Aktion wählen fehlen sie —, und ein automatischer Wechsel verschickt keine Status-E-Mail. Die Fristen und Zielstatus pflegt der Hersteller, siehe Automatische Statuswechsel.

Projekt Historie

Das Uhren-Symbol neben der OD-Nummer öffnet die Projekthistorie mit allen bisherigen Statuseinträgen des Projektes, jeder mit Datum, Uhrzeit und Autor; der aktuelle Status ist fett hervorgehoben (Abb. 6). Das Symbol erscheint nur an Projekten, die schon einen Statuswechsel hinter sich haben — ein frisch angelegtes Projekt trägt es nicht.

Beispiel: die Statuseinträge eines Projektes

Die folgende Tabelle zeigt den Ablauf am Demo-Mandanten Landpower. Die Spalte Name trägt die technische Kennung, unter der der Status im Backend (PIA) geführt wird; Aktionen ohne Eintrag entstehen ausschließlich automatisch oder aus dem Backend heraus.